3 principii de time management care m-au ajutat

May 31st, 2013

De fapt, daca as fi vrut un titlu pompos, as fi putut spune ca mi-au schimbat viata, si n-as fi mintit. Si cand zic ca mi-au schimbat viata vorbesc atat despre cea personala cat si despre cea profesionala. Sunt principii pe care le folosesc de cativa ani buni si care dau rateuri extrem de rar.

1. Agenda ramane intotdeauna la birou.

Am fost organizat de cand mi-am inceput viata profesionala. Am folosit agende, post-it-uri, exceluri si apoi mi-am cumparat un PDA cu cativa ani inainte sa apara primele smartphone-uri in Romania fiindca voiam sa am o agenda electronica pe care sa ma pot baza. Am dat pe el banii castigati in 2 luni de munca. Il aveam cu mine tot timpul, imi faceam si refaceam agenda in taxi, la birou, acasa sau oricand prindeam niste timp liber. Asta imi dadea eficienta, ma ajuta sa ating obiective. Apoi am trecut la software si am testat cam toate aplicatiile (web sau nu) importante.

Iar acum cativa ani am decis sa folosesc Outlook. Nu fiindca ar fi cel mai bun, ci fiindca voiam o aplicatie decenta pe care sa nu o pot lua cu mine de la birou (unde lucrez pe un desktop, nu un laptop). Voiam ca in momentul in care decid sa plec de la birou, sa plec de la birou. Iar eu daca n-am agenda nu prea pot sa fac mare lucru, fiindca m-am antrenat foarte mult timp sa nu imi ocup mintea cu taskuri care pot sta foarte bine intr-o agenda, fara sa produca stres. M-a ajutat sa raman intreg la minte intr-un job si intr-un mediu care in mod normal te solicita 24/24 de ore.

Faptul ca agenda mea ramane la birou intotdeauna mi-a schimbat semnificativ viata. Atat pe cea profesionala cat si pe cea personala. Nu inseamna ca nu imi mai trimit din cand in cand cate un mail de pe telefon, cand imi vine o idee pe care nu vreau sa o uit. Dar de lucrat nu prea lucrez. Oricum, mi se pare ca daca am de lucru acasa si nu imi doresc sa lucrez, asta arata o problema la sistem si ar trebui sa-l schimb.

2. Fii sincer cu tine. Lucreaza doar cat timp simti ca esti productiv.

Sigur, veti spune ca e usor sa nu iti iei de lucru acasa atunci cand lucrezi pana la 11 noaptea la birou. :) Si poate ar trebui sa clarific asta. Atunci cand obosesc, cand simt ca nu mai sunt productiv, nu incerc sa ma pacalesc ca sunt. Sunt sincer cu mine, ma ridic si plec.

Daca nu sunt in stare sa ma focusez decat X ore pe zi, atunci voi lucra doar X ore pe zi. Daca jobul actual nu-mi permite sa imi termin treaba in cele X ore, ma intreb cum as putea sa schimb asta. Daca nu pot schimba procedurile, incep sa ma gandesc cum schimb jobul. Si da, uneori plec la 19:00 de la birou, alteori plec la 14:00. Plec atunci cand simt ca nu mai sunt productiv. Chiar si un workaholic (eu nu-s) va fi de acord ca momentul in care nu mai poti da randament profesional ar putea fi un moment potrivit sa dai randament personal.

Si da, stiu ca nu toate sistemele si nu toate joburile permit asta. Imi pare rau, eu cred ca ar trebui.

3. Asuma-ti ca ai dat-o in bara.

Ocazional, mi se aduna in agenda multe taskuri. La mine multe inseamna peste 15 intr-o zi iar taskurile mele nu sunt “raspunde-i lui X la mail” decat foarte rar. Un task suna mai degraba asa: “trimit 30 de mailuri catre” sau “gandesc o procedura pentru postul X si planific cand implementam” sau “modific strategia de comunicare la Spada si deleg taskurile” sau “lansam noul socialmediaschool.ro” (nu azi, saptamana viitoare :) ).

Cand se aduna prea multe si ma simt coplesit (din ce in ce mai rar, dar inca mi se mai intampla), deschid agenda cu o singura intrebare in minte “pe care 10 dintre aceste 20 de taskuri imi voi asuma ca nu le voi mai face si cum manageriez repercusiunile?” Cu alte cuvinte, pe cine trebuie sa sun si sa imi cer scuze ca nu il voi putea ajuta, care este proiectul pe care decid sa nu il mai finalizez si cati bani voi pierde pentru decizia asta etc.

Tot cu alte cuvinte: “Andrei, daca cineva ti-ar pune un pistol la tampla in momentul asta si ti-ar spune ca trebuie sa alegi doar 10 dintre aceste 20 de taskuri, pe care le-ai alege?” Si nu-mi spuneti ca voi nu ati putea alege. Normal ca ati putea. N-ar fi usor, dar ati putea.

E important sa fiu sincer cu mine. Ma cunosc suficient de bine incat sa stiu ca taskurile astea s-au adunat dintr-un motiv si ca daca nu le-am facut pana acum, probabil ca nu le voi face. Nu inseamna ca e bine, nu inseamna ca-s mandru de mine, inseamna doar ca nu vreau sa ma mint ca se vor intampla vreodata.

Cel mai bun lucru pe care il pot face este sa comunic asta celor care se asteapta sa primeasca ceva de la mine si, imediat dupa, sa incerc sa ma asigur ca data viitoare nu imi voi mai genera decat taskuri pe care am de gand sa le fac. Discutiile despre procrastinare, de ce evitam sa ne apucam de task-uri si cum am putea sa lucram cu noi ca sa le facem, intr-un alt articol. Sau in TheHunger. :)

Tagged , ,

§ 7 Responses to 3 principii de time management care m-au ajutat"

  • Adina says:

    Andrei, astazi ce aplicatii folosesti pentru agenda? Tot Outlook?

  • […] 3 principii de time management care m-au ajutat […]

  • Andrei Rosca says:

    Adina: da, tot outlook, fiindca suporta color-coding pe taskuri (pot vedea repede care sunt de vanzari, care de management etc si le pot prioritiza). Are lucruri care nu imi plac, insa n-am gasit unul mai okay deocamdata iar google calendar (inca) nu mi se pare la fel de misto pe usability.

  • Mihaela says:

    am folosit si eu multa vreme Outlook cu categorii colorate, dar iti recomand Trello, e o minunatie de task management app, o ai la birou, acasa, pe telefon si suporta si colaborare cu alti membri ai echipei sau echipelor. Mi-am setat in Trello chiar si task-urile personale.

  • Andrei Rosca says:

    Mihaela: l-am pus pe lista, multumesc pt sugestie, sigur ma uit pe el. :) Si eu am taskurile personale in aceeasi agenda. Colorate altfel, evident. :D

  • vali says:

    2 e mișto, 3 e prea puțin cunoscut la noi.

  • mihaela says:

    citind si articolul tau, realizez si mai mult ca autodisciplina este o cale a succesului

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *